Cara mudah membuat email signature nan kece di Gmail

PERNAH dapat email yang di bagian paling bawah–biasanya setelah ucapan salam penutup, didesain begitu cantik? Tak cuma nama pengirim yang berwarna-warni, tapi ada pula foto profil, deretan ikon media sosial yang jika diklik langsung menuju ke alamat akun masing-masing, nomor telepon, alamat email, yang kesemuanya begitu sedap dipandang.

Bagian tersebut umum disebut sebagai signature. Secara leksikal artinya tanda tangan, tapi tentu saja itu bukan tanda tangan. Itu adalah sebentuk desain grafis nan menawan, yang menginformasikan lebih detail mengenai pengirim email. Hal yang lumrah di jaman email tak lagi sekedar teks seperti sekarang.

Sejak kembali mengaktifkan blog ini dan kemudian menerima kerja sama dengan brand/agency per 2015 lalu, entah sudah berapa kali saya mendapat email dengan signature cantik begitu. Tak semua memampangkan foto profil, namun tetap saja sedap dipandang. Sehingga lama-lama saya jadi tertarik membuat versi saya sendiri.

Bagaimana cara membuat email signature di Gmail?

Ternyata caranya mudah sekali, saudara-saudara. Hanya butuh waktu beberapa menit untuk membuatnya, cukup ketik-ketik lalu unggah berkas foto, dan jadilah hasilnya seperti pada gambar di bawah ini. Keren, bukan?

Mau buat email signature cakep seperti punya saya? Mula-mula siapkan dulu ini:

• foto profil, jika ingin memakai foto tentunya;
• ikon-ikon sosial media yang ingin ditautkan, siapkan pula alamat URL masing-masing akun di perangkat lunak pengolah kata;
• logo blog atau identitas lain yang menggambarkan blog.

Satukan semua berkas gambar dan foto dalam satu map khusus di komputer agar mudah mencarinya. Sedangkan perangkat pengolah kata berisi alamat tautan akun media sosial biarkan saja terbuka. Kita akan membutuhkannya untuk di-copy-paste nanti.

Oya, ngomong-ngomong soal foto dan ikon, nih. Kalau mau buat email signature untuk usaha atau bisnis, biar korespondensi dengan calon klien tambah keren, yang ditampilkan pastinya bukan foto pribadi kamu kan, ya? Melainkan logo usaha kamu, apapun itu jenis usahanya.

Jika belum punya logo untuk bisnis kamu, tentu harus disiapkan dulu dong. Harus dibuat dulu logonya. Enggak yakin bisa karena merasa enggak jago desain? Gampang! Ada banyak jasa pembuat logo yang bisa kamu bantu kamu bikin logo online.

Oke, berikut langkah-langkah membuat email signature Gmail:

1. Unggah Foto dan Ikon

Langkah pertama adalah mengunggah foto dan ikon-ikon media sosial ke internet. Di mana tepatnya? Boleh di mana saja, terpenting foto tersebut kita setel publik sehingga dapat dilihat umum. Juga, kita dapat menyalin alamat URL penyimpanannya.

Saya sendiri mengunggah berkas-berkas grafis tersebut di hosting blog ini, di WordPress.com. Sebagai contoh foto di atas. Setelah terunggah, alamat foto tersebut adalah https://ekonurhuda.files.wordpress.com/2020/01/email-signature-bungeko.jpg. Ini yang musti disalin dan disimpan.

Pada WordPress, alamat ini dapat diketahui dari bagian dasbor dengan membuka Media > Library, lalu klik fotonya. Alamat URL foto terdapat pada bagian kanan paling bawah di halaman foto tersebut.

Kalau kamu memakai Blogger.com, cara ini juga bisa dipakai. Caranya, buat posting baru seperti biasa, lalu setel editornya ke tampilan HTML. Selanjutnya tinggal unggah saja foto dan ikon-ikon tersebut seperti halnya mengunggah foto untuk posting baru.

Setelah semua terunggah, kode HTML untuk menampilkan foto bakal muncul di bidang tempat kita menulis posting. Tinggal salin deh alamat URL-nya masing-masing. Bagian yang disalin adalah alamat URL yang diikuti dengan nama berkas foto diikuti ekstensi .jpg, .jpeg, atau .png, tergantung tipe gambarnya.

Contoh kodenya adalah:
img src="https://ekonurhuda.files.wordpress.com/2020/01/aae1e-pemalang069.jpg"

Maka yang disalin adalah:
https://ekonurhuda.files.wordpress.com/2020/01/aae1e-pemalang069.jpg

Salin semua alamat-alamat URL foto dan ikon tersebut, jadikan satu dalam berkas berisi alamat-alamat tautan akun media sosial. Kita akan sangat membutuhkan alamat-alamat ini nanti.

2. Gunakan Layanan Email Signature Generator

Yang diperlukan selanjutnya adalah membuka situs penyedia layanan pembuat signature email. Ya, inilah rahasia besarnya. Ini sebabnya saya bilang membuat email signature itu mudah. Orang cuma unggah-unggah berkas gambar/foto dan copy-paste kok.

Terdapat banyak sekali situs penyedia desain email signature, dan itu GRATIS! Cuma akhirnya pilihan saya jatuh pada mail-signatures.com. Sebab, di sini saya benar-benar dapat menikmati layanannya secara 100% gratis. Bahkan tanpa perlu mendaftarkan diri ataupun mengisikan alamat email ke formulir tertentu.

Ada satu layanan lain yang desainnya lebih bagus sebetulnya. Desain-desainnya sangat mengesankan bagi saya. Dengan semangat saya pun memilih-milih template dan mulai memasukkan data-data yang diperlukan. Eh, lha kok kemudian muncul pesan yang mengatakan saya hanya bisa melanjutkan setelah mendaftarkan diri. Saya emoh!

Berbeda dengan mail-signatures.com. Pada halaman muka situs ini kita dapat langsung memilih layanan email yang digunakan. Pilihannya ada Outlook, Outlook 365, Tunderbird, Exchange Server, Exchange Online, dan tentu saja Gmail.

Arahkan tetikus pada kotak berlogo Gmail, lalu klik untuk memilih.

Oya, jika kamu belum membuat logo, cobalah pembuat logo online ini.

Berikutnya adalah memilih template dari sekian banyak pilihan yang tersedia. Template yang ditampilkan pada halaman muka hanya sebagian. Kamu dapat mengeksplorasi pilihan-pilihan desain lain dengan mengeklik tautan berbunyi “More templates” pada bawah deretan template tersebut.

Setelah menemukan template yang cocok, langkah berikutnya adalah mengisikan data-data yang ingin ditampilkan dalam signature ke kolom-kolom yang tersedia di sebelah kiri halaman.

Disediakan lima jenis formulir yang musti diisi, yakni:

1. Personal Data, di mana kita diminta mengisikan nama, alamat email, pekerjaan, nomor telepon dan handphone;
2. Company Data, untuk memasukkan nama perusahaan, alamat situs, dan alamat;
3. Graphic, yang berisi kolom-kolom untuk memasukkan alamat URL foto dan ikon;
4. Style, di mana kita dapat mengatur warna tiap-tiap bagian tertentu; dan
5. Social Media Links, yang menyediakan empat kolom untuk alamat akun Twitter, Facebook, Instagram, YouTube, dan LinkedIn.

Tinggal isi-isi saja semuanya. Di sebelah kanan formulir terdapat pratayang email signature yang sedang kita buat. Jadi, kita dapat langsung mengetahui seperti apa nanti jadinya signature yang tengah digarap tersebut. Kita juga dapat membandingkan pratayang masing-masing template dengan cara mengeklik template mana saja yang ingin dilihat.

Kalau sudah menemukan setelan yang pas, akhiri proses ini dengan mengeklik tombol “Apply your signature” pada bagian paling bawah formulir.

3. Salin Kode Email Signature, Tempel ke Gmail

Begitu tombol “Apply your signature” diklik, di bagian yang tadi terdapat pratayang akan tampil satu deret petunjuk. Dijelaskan secara runtut dan jelas bagaimana cara mengaplikasikan email signature yang baru saja dibuat ke Gmail.

Caranya? Cukup salin kode signature dengan cara mengeklik tombol biru bertuliskan “Copy signature to the clipboard”. Pada petunjuk, tombol ini terdapat pada urutan kesatu.

Tampilan halamannya seperti terlihat pada tangkapan layar yang saya ambil di atas.

Berikutnya buka akun Gmail-mu. Pada pojok kanan atas, sedikit di bawah gambar bulatan berisi tanda tanya, cari ikon gir dan klik. Lalu pada deretan menu yang muncul pilih Setelan, atau Settings jika bahasa pada akunmu disetel ke bahasa Inggris.

Terakhir, tinggal cari kolom Signature atau Tanda Tangan di bagian agak bawah. Jadi kamu musti menggulung layar sedikit. Pada kolom yang tersedia, tempelkan deh kode signature yang tadi sudah disalin dari mail-signatures.com.

Jangan lupa klik tombol Simpan Perubahan atau Save Settings pada bagian paling bawah agar grafis tanda tangan tadi tersimpan pada emailmu.

Voila! Kini akun email Gmail-mu sudah memiliki email signature yang cantik lagi sedap dipandang. Nggak nyangka kan ya ternyata semudah itu cara membuat email signature di Gmail.

Semoga bermanfaat dan selamat mencoba!